Вы здесь: ГлавнаяЛичная эффективностьПрактика GTD на примере GTG

Практика GTD на примере GTG

Практика GTD на примере GTG

Переходим от теории GTD и поиска идеального приложения к практике внедрения концепций GTD в жизнь. Внедрять будем при помощи замечательной программы GTG (Getting Things Gnome). Как я уже писал, это простой и приятный в использовании, но в то же время очень функциональный органайзер. Однако жесткой привязки к GTG я не делаю. Основное внимание в статье уделено концепции поэтапного достижения целей с их привязкой к жизненным ценностям, поэтому ее будет полезно почитать и пользователям других программ.

Тем не менее, я искренне рекомендую вам ознакомиться с возможностями GTG — возможно вы полюбите эту программу так же, как и я. У GTG есть две ключевые особенности, при помощи которых можно очень гибко подстраивать программу под себя — многоуровневые задачи и теги. С задачами думаю все понятно — благодаря их многоуровневости можно выстроить цепочки от глобальных жизненных целей до самых мелких задач, которые в итоге ведут к достижению этих целей. Ну а при помощи тегов можно привязать цели и задачи к своим жизненным ценностям, облегчить навигацию в сложной структуре дерева задач и держать систему в работоспособном состоянии.

Существуют версии GTG для разных операционных систем. В моей любимой Ubuntu установить GTG можно следующими командами (включая прописывание репозитория):

sudo add-apt-repository ppa:gtg/ppa
sudo apt-get update
sudo apt-get install gtg

Программа очень проста в использовании (даже документация уместилась на одной странице), поэтому я не буду описывать особенности интерфейса GTG, а перейду сразу к сути.

Структура тегов

Основная сила GTG в системе тегов, но при первом запуске панель тегов абсолютно пуста. И от того, как эта панель будет заполнена пользователем, очень сильно зависит эффективность дальнейшей работы.

Структура тегов в GTG

На иллюстрации справа вы можете видеть дерево тегов в окне GTG, которое я использую в своей работе (update: в конце статьи есть также модифицированный вариант этого дерева). Это очень мощный инструмент, и основную часть этой заметки я буду в подробностях разбирать каждый из этих тегов. Надеюсь, что этот разбор поможет и вам внедрить принципы GTD в свою повседневную жизнь.

В первую очередь обратите внимание, что теги разбиты на группы, каждая из которых лежит внутри родительского тега. Родительские теги (набраны большими буквами) служат исключительно в качестве контейнеров и не несут в себе никакого дополнительного функционала. Разберем каждую из групп в отдельности в порядке их важности (а не в алфавитном, как это сделано в окне программы).

VALUES — ключевые жизненные ценности

У вас здесь может быть свой список, у меня это:

  • career — работа, профессия, деятельность.
  • finances — финансовое состояние.
  • health — здоровье.
  • improvement — развитие, обучение, совершенствование.
  • lifestyle — образ жизни.
  • relations — взаимоотношения (семья, друзья).
  • spirituality — духовное развитие (не в религиозном смысле).

С этим все понятно?
Каждые цель, проект, задача связаны с одной из ключевых ценностей. Соответственно, указываем эту ценность, назначая соответствующий тег. В итоге при помощи этой группы тегов вы можете легко просматривать свои цели и задачи в пределах одной из ценностей. Общее количество задач по каждой из ценностей поможет косвенно (но далеко не точно) судить о том, каким ценностям уделено слишком мало внимания.

LEVELS — уровни жизни

Это та самая 6-уровневая иерархическая модель обзора работы из GTD, которая позволяет организовать жизнь в разных ее масштабах:

  • l1 — самый высокий уровень, вся жизнь.
  • l2 — цели на ближайшие 3-5 лет.
  • l3 — цели на ближайшие 1-2 года.
  • l4 — области ответственности.
  • l5 — текущие проекты.
  • l6 — текущие задачи.

Благодаря этой группе тегов вы сможете делать быстрый обзор на любом из уровней. Вам не нужно будет копаться в дебрях дерева задач. Это простой способ выделить отдельным наглядным списком каждый из уровней. Очень полезно для анализа — при таком подходе все несоответствия сразу бросаются в глаза.

В этой же группе у меня присутствует тег «loose». Этим тегом помечаются «плавающие» задачи, которые не закреплены ни за одним из верхних уровней («l1»-«l3»). Сюда, например, попадают задачи, которые не связаны напрямую с конкретной целью, но могут повысить общую эффективность работы. Можно вообще обойтись без этого тега, но я предпочитаю помечать такие задачи, чтобы контролировать их количество и качество.

WORKFLOW — рабочий процесс

В эту группу входят следующие теги:

  • calendar — задачи с привязкой к дате или времени.
  • next — следующие действия, которые нужно выполнить.
  • someday — список дел «когда-нибудь/может быть».
  • waiting — дела, делегированные (перепорученные) другим людям, либо чего-то ожидающие.
  • asap («as soon as possible») — срочные дела, которые нужно выполнить как можно скорее.

Если вы хорошо знакомы с концепцией GTD, то эти типы задач покажутся вам знакомыми. Все эти типы (кроме «asap») вы могли видеть в алгоритме обработки поступающих задач. На всякий случай продублирую этот алгоритм здесь (картинка взята в Википедии):

Алгоритм обработки входящей информации в GTG

Разберем чуть подробнее каждый из тегов в группе «WORKFLOW».

Календарь

Не забывайте, что согласно GTG календарь — это «святое» место, в который заносятся только те дела, которые должны быть выполнены именно в назначенное время, все остальные задачи заносятся в список следующих конкретных действий. Соответственно, тег «calendar» я использую только в тех самых особенных случаях, когда дела жестко привязаны к календарю.

Для календарных задач в GTG предусмотрен определенный внутренний функционал, однако он скудноват, поэтому рекомендую подкрепить его каким-то вспомогательным приложением. В его качестве может выступить например «Google Calendar» или календарь в почтовике «Mozilla Thunderbird» (который ко всему прочему еще и отлично синхронизируется с тем же Google Calendar).

Следующие конкретные действия

Тег «next» я использую для пометки (в начале рабочего дня) тех дел, которые я собираюсь выполнить в ближайшее время (чаще всего сегодня). Это вспомогательный тег, ведь список следующих конкретных действий итак можно получить по тегу «l6» или «Рабочему плану».

Кстати, про «Рабочий план» («Work View») стоит упомянуть отдельно. Благодаря одноименной кнопочке на панели можно отобразить в текущем списке только задачи, не имеющие подзадач (то есть те, которые готовы к исполнению).

Так вот, при помощи тега «next» я выделяю из общего списка конкретных действий (которых обычно довольно много) те задачи, которые собираюсь сделать сегодня.

Когда-нибудь/Может быть

Тегом «someday» помечаются дела для списка «когда-нибудь/может быть». Это те дела, судьба которых еще до конца не определена. Это дела, которые вы в принципе можете когда-нибудь сделать, но не собираетесь делать прямо сейчас. Это также те дела, на счет которых вы в принципе не уверены, что будете их когда-либо делать. Важно время от времени корректировать этот список.

Ожидающие дела

С тегом «waiting» думаю все понятно. Это те дела, которые вы поручити кому-то другому и ждете их выполнения. Сюда же относятся дела, которые вы не можете сделать прямо сейчас, потому что для их выполнения должны произойти какие-то события, которые еще не произошли.

Срочные дела

Наконец, тегом «asap» я помечаю срочные дела, которые нужно выполнить как можно скорее. Здесь важно не путать понятия «срочно» и «важно». Часто очень срочные, но в перспективе не очень важные дела затмевают собой то, что действительно важно. В идеале подобных («срочных») дел в принципе не должно быть в списке, этот тег я использую только в самых крайних случаях. Именно поэтому на иллюстрации этот тег отсутствует — содержащих его задач в данный момент просто нет в списке.

Приоритеты, характер занятий и контекст

Ну а оставшиеся группы тегов «PRIORITIES», «ACTIVITIES» и «CONTEXTS» определяют приоритет, характер деятельности и контекст соответственно. Эти теги не являются определяющими, но тем не менее они помогают легче ориентироваться в большом списке задач.

Приоритеты («PRIORITIES») вообще отсутствуют в основной концепции GTD. Здесь уже речь идет как раз о важности, а не срочности. Можно использовать эту группу тегов как вспомогательную, чтобы легче было подбирать следующие для выполнения дела («next»). А можно вообще отказаться от ее использования.

Характер деятельности («ACTIVITIES») помогает мне подбирать дела согласно текущим возможностям и настроению. Например, в эту группу у меня входят теги «reading» (чтение), «planning» (планирование), «writing» (написание текстов) и т.п.

Контекст («CONTEXTS») определяет наиболее подходящие условия для выполнения конкретных задач. Например, в эту группу у меня входят теги «home» (дом), «office» (офис), «buying» (покупки), «call» (телефонные звонки), «meeting» (встречи) и т.п.

Как это использовать

Если после всего вышенаписанного вам все еще до конца непонятно, как же использовать всю эту структуру для приведения своей жизни в порядок, я поясню этот процесс по шагам.

1

Первое, что нужно сделать — это сесть и хорошо подумать о своих жизненных ценностях. Подойдите к этому вопросу очень ответственно, ведь это тот фундамент, на котором будет строиться все остальное. Какие жизненные области действительно являются для вас самыми важными?

Определились?
Пропишите свои ценности в качестве тегов в соответствующей группе («VALUES»).

2

Второе, что нужно сделать — выявить и записать для себя глобальные цели по каждой из ключевых жизненных областей (ценностей). Чего вы хотите добиться в своей жизни? Достижение каких целей позволит вам сказать, что жизнь была прожита не зря?

Это тоже очень ответственный момент. Важно прописать именно те цели, которых вы действительно искренне хотите достичь. Важно избежать навязанных со стороны целей. Например, не нужно стремиться к богатству в ущерб семейным ценностям, если на самом деле семья для вас гораздо важнее. Не нужно стремиться лезть вверх по карьерной лестнице, если в душе вы ненавидите свою работу (в этом случае лучше подумать о смене вида деятельности).

3

Как вы наверняка уже догадались, третий шаг — это дробление глобальных целей на более мелкие проекты и задачи. Дробление это очень удобно производить по 6-уровневой иерархической модели (согласно методике GTD, см. группу тегов «LEVELS»).

В GTG на этапе дробления сразу желательно назначать теги по каждому уровню («l1»-«l6») — жизнь, 5 лет, год, области ответственности, проекты, задачи.

4

Наконец, нужно обработать всю подготовленную информацию по алгоритму GTD (а еще лучше делать это прямо на этапе подготовки, см. группу тегов «WORKFLOW»). Определите список готовых к исполнению проектов и задач, привязанные к определенным дате и времени проекты и задачи («calendar»). Выявите то, что вы по каким-то причинам не хотите делать прямо сейчас («someday»), а также то, что делегировано или не может быть выполнено раньше каких-то событий («waiting»).

Когда структура готова — переходите к ее использованию, выполняя следующие конкретные действия («next»).

Не забывайте поддерживать систему в рабочем состоянии — делать ежедневный и еженедельный обзоры, вносить в структуру все новые цели, проекты и задачи. При еженедельном обзоре полезно окидывать взглядом каждый из уровней («LEVELS») и просматривать отложенные дела («someday» и «waiting»), делать корректировки. При ежедневном — просматривать список готовых к исполнению дел и добавлять их в список следующих конкретных действий («next»). Ежедневный обзор делается один раз — утром перед началом работы или вечером перед окончанием рабочего дня. Он занимает всего несколько минут, но позволяет вам работать в уверенности, что вы делаете именно то, что нужно в данный момент.

И не забывайте, что основная идея GTD — выкинуть все заботы из головы, перенести их на внешний носитель. Поэтому для поддержания системы в актуальном состоянии необходимо вносить в нее все появляющиеся задачи, даже самые мелкие.

Внимательный читатель может вспомнить, что методика GTD также подразумевает использование архива для входящей информации (главным образом справочной). В качестве такого архива я использую программу «Tomboy». Это очень удобный вики-подобный менеджер заметок, который отлично подходит для наших целей (и с которым в GTG даже предусмотрена интеграция).

Маленькие хитрости

  • Используйте возможность назначать цвета своим тегам — это делает список задач гораздо более наглядным. В то же время, не злоупотребляйте цветами. Например, я вообще не использую цвета для групп тегов «CONTEXTS» и «ACTIVITIES».
  • Обратите внимание, что некоторые теги в моем списке набраны серым шрифтом. Это значит, что в свойствах тега указано, что помеченные ими задачи не будут отображены в «Рабочем плане» («Work View»). Очень полезная возможность. Вполне логично например, что задачи, помеченные у меня тегами «someday» и «waiting», не отображаются в рабочем плане, ведь я не готов их выполнять прямо сейчас.
  • Очень удобно названия всех целей, проектов и задач начинать с ключевых слов или названия содержащего их проекта. Это значительно повышает наглядность (особенно актуально для отображения в режиме «Рабочего плана», в котором отсутствует древовидная структура и не видны проекты-родители задач).
  • Как вы можете видеть, в группе тегов «PRIORITIES» приоритеты у меня выстраиваются в лесенку. При таком подходе на каждом уровне в списке также отображаются задачи более высокого уровня, но скрываются задачи более низкого уровня.
  • Использование горячих клавиш может существенно облегчить и ускорить работу с GTG.
  • При помощи Dropbox или другого облачного хранилища можно легко выполнять безопасную синхронизацию профиля GTG между несколькими компьютерами. В Linux-дистрибутивах GTG хранит свои данные в каталоге «~/.local/share/gtg».

Что ожидается и чего не хватает в GTG

В новых версиях GTG ожидается множество приятных улучшений, среди которых оптимизация быстродействия, расширенные инструменты поиска, улучшение синхронизации со сторонними сервисами (среди которых любимый многими «Remember The Milk»), расширенный редактор тегов, улучшенный редактор задач, перегруппировка колонок, инструменты статистики, повторяющиеся задачи и многое другое.

Для меня GTG стала практически идеальной программой планирования жизни, но некоторых некритичных возможностей все же не хватает. Хотелось бы иметь:

  • Возможность фильтрования сразу по нескольким тегам (выводить результат, только если в задаче присутствуют все выделенные теги).
  • Возможность указывать примерный процент выполнения задачи (можно округлить шкалу до 10%).
  • Возможность более гибкого связывания задач между собой. Например, указывать задачи, от которых зависит текущая задача, и без выполнения которых текущая задача не может быть начата (даже если задачи находятся в разных ветках).
  • Дополнительные опции для тегов — дать возможность указывать приоритет (вес) тегов при сортировке в списках, разрешить избранным тегам по умолчанию не наследоваться, дать в списке возможность сортировать по определенному тегу.
  • Добавить кнопки «Свернуть все задачи» и «Развернуть все задачи».
  • Дать возможность переименовывать теги (чтобы они менялись сразу во всех связанных задачах).
  • Отображать все теги для выделенной задачи в главном окне (без захода в режим редактирования).
  • А еще лучше (в продолжение предыдущего пункта) — дать возможность редактировать выделенные задачи в рамках основного окна (без открытия отдельного окна).
  • При удалении тегов из задачи дать возможность удалять их из подзадач.
  • Не помешал бы простой текстовый фильтр для быстрого поиска задач (например, рядом со строкой быстрого ввода). Впрочем, как я уже написал, расширенные инструменты поиска планируются в новых версиях GTG.

Вот и все. Успехов вам в достижении целей, пусть у вас все получится! :)
Если что-то осталось непонятным — задавайте вопросы, постараюсь ответить. Даже если вопросов нет — буду очень благодарен, если вы оставите в комментариях отзыв к этой статье и поделитесь своими мыслями и опытом в вопросах организации своей жизни.

Усовершенствованная структура тегов в GTG

Update: В процессе пользования системой продолжаю дотачивать ее под себя. Так, я полностью отказался от использования группы тегов «PRIORITIES» (приоритеты), поскольку она показала свою неэффективность — использование тегов этой группы в моем случае только усложняет и запутывает структуру, а не помогает. Недаром в концепции GTD приоритеты отсутствуют.

В то же время я заметил, что тег «next» (следующие задачи для выполнения) у меня чаще всего перегружен — в нем скапливается слишком много задач, которые я явно не успеваю решить в течение одного дня. В итоге я добавил в группу «WORKFLOW» тег «queue» («очередь»), которым помечаю все задачи, которые запланированы к выполнению и скоро будут помечены тегом «next». Теперь раз в неделю я просматриваю все свои проекты и задачи и помечаю тегом «queue» планы на следующую неделю, а потом раз в день выбираю из очереди («queue») задачи на сегодня и помечаю их тегом «next».

Плюс туда же (в группу «WORKFLOW») я добавил тег «frog», которым помечаю так называемые «дела-лягушки», то есть задачи, выполнение которых часто откладывают по той причине, что делать их неприятно. Этот тег помогает избавиться от привычки постоянно откладывать такие дела.

Update 2: При работе со списком задач, помеченных тегом «queue» и особенно тегом «next» полезно использовать наработки системы «Автофокус» Марка Фостера. Для тех, кто забыл/не-знал — напоминаю, что система эта в упрощенном варианте представляет собой простой список задач на одну или несколько страниц. Задачи эти никак не упорядочены (ни по приоритетам, ни по каким-либо другим признакам).

Основная изюминка заключается в том, как обрабатывается этот список и по какому принципу выбираются из него задачи. Так, в любой момент времени, когда вы решаете, к выполнению какой задачи приступить в данный момент, вы дважды просматриваете этот список снизу вверх. Первый раз — бегло, не пытаясь сразу выбрать какую-то задачу. Второй раз — уже более внимательно, ожидая, пока глаз «зацепится» за какую-то из задач. Предполагается, что на подсознательном уровне вы можете выбрать оптимальную для текущего момента задачу.

В чем плюсы «Автофокуса»? В том, что решения принимаются не только на рациональном уровне (которому подсознание часто противится), но и на более тонком, интуитивном. В итоге продуктивность работы [предположительно] повышается, а также уменьшается стресс от того, что вы силком заставляете себя выполнять задачи, которым противится все ваше существо. Кстати говоря, просматривая постоянно отвергаемые задачи, стоит задуматься — а нужно ли их делать вообще? Быть может, ваша интуиция не просто так их постоянно отбрасывает?

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить